1) Visão geral das mudanças e primeiras impressões:

2) Os princípios do gerenciamento de projetos: 

3) Os domínios de performance do gerenciamento de projetos: 

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Pessoas capacitadas

A capacitação das equipes passa tanto pelas habilidades técnicas, quanto pelas interpessoais, importantes para o trabalho em equipe e funções de liderança.

As organizações precisam implementar treinamentos contínuos para os gerentes e equipes de projetos, ter um processo formal para desenvolver as competências de gestão de projetos, um processo formal e efetivo de transferência do conhecimento, bem como capacitações voltadas para as habilidades interpessoais, visto que os gestores alcançarão os objetivos dos projetos e do negócio por meio das equipes e das demais partes interessadas.

Metodologia

Uma metodologia de gerenciamento de projetos provê um padrão, um processo repetitivo para guiar o desenvolvimento dos projetos desde a concepção até o encerramento. Ela introduz e aplica técnicas e práticas amplamente aceitas que se adequam à cultura e necessidades de uma organização, mostrando a equipe, o que e como gerenciar os projetos (Hill, 2014).

Investir em ferramentas e capacitar as pessoas sem o estabelecimento de metodologias padronizadas de gestão de projetos, programas e portfólio provavelmente só vai informatizar o trabalho desordenado que é feito para gerenciar os projetos e programas, sendo cada projeto uma “saga”, com constante “reinvenção da roda”. Uma metodologia é fundamental para termos uma referência a ser seguida, que permita comparar os resultados entre as diversas áreas e projetos, fazendo um benchmarking e usando os indicadores para a melhoria contínua e a criação de uma cultura compartilhada de gestão.

Sistema de Informações de Gerenciamento do Portfólio

Os Sistemas de Informações de Gerenciamento de Portfólio (SIGP) compreendem um conjunto de ferramentas e técnicas para reunir, integrar e disseminar os resultados e as informações do portfólio de projetos e programas da organização. Implementar os demais pilares sem a utilização de SIGPs na atualidade, onde a velocidade da informação e a necessidade de tomar decisões o mais rápido possível torna-se uma vantagem competitiva relevante, provavelmente será um gargalo, afetando a eficiência da gestão. Muitos falarão que é uma burocracia sem agilidade.

Governança do Portfólio

A governança do portfólio corresponde a um conjunto de processos que será responsável por definir como será feita a gestão do portfólio de projetos, definindo como os componentes do portfólio serão priorizados e utilizarão os recursos organizacionais, com suas devidas restrições, sejam recursos humanos, financeiros ou ativos, tais como equipamentos, infraestrutura, etc. A governança define também as partes interessadas envolvidas, suas autoridades e responsabilidades, bem como o fluxo para garantir a gestão efetiva dos projetos e programas e suas contribuições aos objetivos de negócio da organização. Um componente do portfólio corresponde a um projeto, programa ou outro serviço que competirá pelos recursos organizacionais envolvidos em projetos e, portanto, precisam ser priorizados, balanceados e otimizados.

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Outro ponto difícil é conseguir que toda a organização, desde o seu presidente até os níveis mais operacionais consigam definir e focar nos objetivos e resultados-chave que importam. São nestes desafios que a metodologia, ou protocolo, OKR pode ajudar bastante.

John Doerr (2018) define OKR como “Uma metodologia de gerenciamento que ajuda a garantir que a empresa concentre esforços nas mesmas questões importantes, em toda a organização”

O acrônimo OKR significa Objectives and Key Results, que, traduzindo para o nosso português, significa Objetivos e Resultados-chave. Detalharemos o que significa em detalhes um pouco mais abaixo.

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Um Sistema de Informações de Gerenciamento do Valor (SIGV) é um conjunto de programas, aplicativos e processos automatizados para coletar, analisar, distribuir e armazenar as informações relacionadas ao gerenciamento do valor gerado para as organizações e seus clientes externos e internos.

Em inglês é chamado Value Management Information System (VMIS).

Um SIGV possui uma abrangência maior que um SIGP, que envolve somente as informações dos projetos, programas e portfólios.

Ele rastreia todo o processo de geração de valor. Definimos como valor algo que seja desejado e possa ser mensurado pelo seu cliente.

É hora de irmos além, parece óbvio que precisamos evoluir do pensamento de fazermos entregas aos clientes, que não necessariamente geram valor, para entregarmos valor aos clientes.

Com isto, precisamos evoluir também nossa base tecnológica para um contexto maior, que garantirá o foco de todos na organização no que realmente importa:

• gerar valor à organização e aos clientes de forma contínua;
• garantir vantagem competitiva sustentável;
• melhorar os resultados organizacionais.

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Isto não significa que o resultado monetário seja menos desejável, legítimo ou crítico do que sempre foi (e será) para a sustentação dos negócios; ele deve ser, isto sim, uma tradução tangível da disponibilização de uma solução (produto, serviço ou ambos) considerada positiva, em um determinado contexto, na percepção dos diferentes stakeholders, tais como acionistas, diretores, parceiros, fornecedores, mas principalmente pelos clientes da organização.

Valor é necessariamente algo desejável e mensurável, um requisito pelo qual o cliente esteja disposto a pagar, pois percebe na sua obtenção um benefício superior ao seu custo.

Em outras palavras, valor pode ser tangível ou intangível e corresponde ao resultado líquido dos benefícios realizados (monetários ou não) menos o custo ou esforço para alcançá-los:

Valor = Benefício – Custo dos recursos ou esforço utilizado para gerar o valor

O que é um VMO?

Um Value Management Office (VMO) é uma estrutura formal ou informal que prestará serviços relacionados à geração contínua de valor para a organização, com foco no cliente e alinhada ao propósito da organização.

Os principais objetivos são a melhoria dos resultados e a redução dos custos sob a ótica do cliente e da organização, a priorização das iniciativas e a criação de uma mentalidade orientada a valor.

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Existem alguns poucos frameworks mundiais para escalar a agilidade nas organizações. A maior dificuldade é que na sua maioria, foram criados com foco na área de tecnologia da informação, mais especificamente para projetos de desenvolvimento de software. Neste artigo, eu apresento o primeiro framework brasileiro de agilidade no negócio, o Business Agility Management (www.bamagility.com.br). É um framework híbrido, que serve para todas as áreas e qualquer tipo de organização.

Introdução

O framework Business Agility Management (BAM) é uma base de conhecimento online para criar agilidade no negócio, focado na geração contínua de valor em qualquer tipo de organização.  Possui uma arquitetura flexível, que permite ser usado para descer ou escalar a agilidade em organizações que utilizem qualquer abordagem de gerenciamento de projetos: híbrida, preditiva ou adaptativa. É focado no cliente, que fica no centro de todo o pensamento do framework e é composto por 3 camadas (interna, intermediária e externa), conforme figura 1.

Alguns profissionais pregam que não é preciso um framework para implantar a agilidade na organização, mas sem dúvida, com o uso de um, este processo é muito mais simples e objetivo. É claro que trabalhar o mindset das pessoas é o principal, mas temos que tomar cuidado para não entrarmos no velho gatilho mental de ficarmos “abraçando árvore”, felizes e energizados por um tempo, mas sem resultados efetivos na organização.

Figura 1: Visão geral do framework Business Agility Management

Camada interna

Na camada interna, temos os elementos básicos, que devem direcionar a organização e as pessoas:

• Mindset: Significa modelo mental, visão de mundo e padrões de pensamento que influenciam nossa capacidade de fazer escolhas e tomar decisões boas ou ruins. Criar uma cultura de agilidade e lean thinking é a “pedra fundamental” do framework.
• Princípios: São fundamentos, pontos considerados iniciais, ou a essência primária para a implementação do framework.

Os 10 princípios são:

1. Foco nas pessoas;
2. Transparência em todos os níveis;
3. Adaptação às mudanças o mais breve possível;
4. Antecipação do retorno sobre o investimento (Return on investment – ROI);
5. Geração de valor de forma iterativa e incremental;
6. Foco no cliente;
7. Criação de fluxo de valor;
8. Fluxo contínuo de entregas;
9. Produção puxada;
10. Perfeição (melhoria contínua).

• Valores: são as crenças e atitudes que dão personalidade ao framework e devem servir como guias e parâmetros para todos os que seguirem.

Os 5 valores são:

1. Adaptabilidade;
2. Colaboração de todos;
3. Coragem para a tomada de decisão;
4. Foco e pragmatismo;
5. Transparência em todos os níveis.

• Papéis: São as funções e responsabilidades desempenhadas por uma ou um grupo de pessoas.
• Domínios: Domínio é uma parte de toda a organização que precisa se integrar com as demais para implementar a agilidade no negócio.
• Roadmap: É um roteiro a ser seguido para implementar algo, de forma visual e descritiva, como se fosse um mapa da estrada a ser seguida.

 Camada intermediária

Na camada intermediária, temos os pilares do gerenciamento profissional do portfólio de projetos, programas e portfólio, que precisam ser usados dentro de cada domínio para alcançarmos o sucesso:

• Governança: Define as regras, diretrizes e modelo de governança referentes ao gerenciamento de projetos, programas e portfólios.
• Processos: É a sequência de passos que precisa ser seguida, o conjunto de entradas, técnicas e ferramentas e saídas dos processos a serem utilizados para a gestão do projetos, programas e portfólio. Podem ser frameworks ou metodologias.
• Pessoas capacitadas: Todo o trabalho será feito por pessoas para pessoas, que precisam ter um conjunto de capacidades técnicas e comportamentais para alcançar o sucesso.
• Tecnologia: Corresponde ao conjunto automatizado de processos e ferramentas para coletar, processar, analisar, distribuir e armazenar todas as informações referentes ao framework. Gestão sem tecnologia é burocracia sem agilidade.

Camada externa

Na camada externa temos os frameworks relacionados aos 5 domínios:

• Agilidade no negócio: Tem como objetivo implantar a agilidade no negócio, que significa a capacidade de uma organização em adaptar-se rapidamente às mudanças de cenário externo e interno.
• Agilidade no portfólio: busca otimizar os investimentos da organização, visando alcançar o máximo de valor estratégico, utilizando da melhor forma possível os recursos organizacionais, dentro das limitações existentes, sejam elas financeiras, pessoas, de equipamentos, infraestrutura ou qualquer outra.
• Agilidade em múltiplos projetos: busca escalar a agilidade no gerenciamento de múltiplos projetos. Não colocamos o nome de agilidade em programa, pois muitas vezes o conjunto de projetos que precisa ser escalado e gerenciando em conjunto não corresponde a um programa e sim a projetos independentes.
• Agilidade no projeto: Tem como objetivo implementar a agilidade nos projetos e escalar a agilidade para diversos times de desenvolvimento trabalhando de forma integrada na implementação de apenas um produto.
• Agilidade na operação: Objetiva criar agilidade nas operações contínuas e repetitivas, que precisam ser executadas para manter o negócio da organização. O framework não tem foco neste domínio.

As Certificações e por que fazer

O framework oferece 4 certificações:

• BBA: BAM Business Agilist;
• BPA: BAM Portfolio Agilist;
• BMPA: BAM Multiple Projects Agilist;
• BAC: BAM Agile Coach.

Os 3 primeiros exames de certificação são independentes, possuem 50 questões que precisam ser feitas em até 60 minutos e para passar, é necessário acertar 38 questões, ou seja, 76% da prova. O custo é de R$ 290,00 por exame.

O último exame, de Agile Coach, possui as mesmas regras, exceto que o tempo é um pouco maior, de 90 minutos e o custo é de R$ 390.00. Para poder fazer este exame, você já precisa ser certificado nos demais exames.

O interessante é você pensar, que com a certificação, consegue mostrar sua proficiência para ser contratado coma agilista ou agile coach pelas organizações, que valorizam bastante estas certificações.

No site do framework, www.bamagility.com.br  você consegue baixar gratuitamente esta figura da visão geral, o framework propriamente dito, os 4 e-books, dentre outros documentos.

Conclusões:

Um framework de agilidade pode acelerar muito o processo de implantação da agilidade na sua organização. O BAM permite você escalar ou descer a agilidade, podendo implantar em toda a organização ou em parte, evoluindo ao longo do tempo. O conhecimento adquirido e as certificações que podem ser obtidas, aumentam seu diferencial competitivo na hora de um processo seletivo. Pensar em um framework que não é somente voltado para TI, que é este caso, também é um grande diferencial.

Um forte Abraço,

Norberto Almeida

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